年末調整の必要資料と注意点とは?


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当社では、年末調整業務が円滑に進まず苦労することがあります。年末調整の際に注意するべきポイントがあれば教えてください

【この記事の監修者】 讃良周泰税理士事務所 税理士 讃良 周泰

【年末調整とは?】
年末調整とは、給与所得者の年間所得税を計算する業務です。

実際はデータを給与計算ソフトに入力するだけで、還付金額と追加徴収金額が算出される簡単な作業です。
しかし、データの元である資料が従業員のひとり分でも紛失したら年末調整業務は滞ってしまうのが現実です。


【年末調整で必要な資料】
年末調整業務で従業員が入手しなければいけない資料は、おもに次の通りです。

①保険会社から送られる生命保険料・地震保険料控除証明書のハガキ
②前職分の源泉徴収票
③住宅ローン控除に関する資料
・給与所得者の住宅借入金等特別控除証明書
・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書のハガキ
④その年に支払った国民年金・国民健康保険の金額
⑤配偶者など扶養親族のパート・アルバイトの年収(配偶者控除や扶養控除などの適用の可否を判断するため)


中には大学生の子供が年収103万円を超えているのに扶養親族として申告する人がいます。

そうすると、会社は信用せざるを得ませんが、後で税務署から通知が来るので、そのときに資料集めの大変さを痛感させられることになります。

正確な資料さえ集まれば、あとは以下の書類に記入して年末調整業務に着手できます。

①給与所得者の扶養控除等申告書
②給与所得者の保険料控除申告兼配偶者特別控除申告書
③給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿



【年末調整業務が上手な会社の特徴とは?】
じつは、年末調整業務の鍵である資料集めの上手な会社と、そうでない会社の違いは明確です。

それは、提出期限までに提出するよう従業員にうるさく督促するかどうかの違いです。

資料が集まる会社には次のような特徴があります。

①保険会社から各種控除証明書が送られてくる頃を見計らって、「年末調整のお知らせ」を各従業員に配布している。
②「資料を提出しなければ年末調整の計算で控除しない」と従業員に通知している。


会社が、年末調整の計算で控除をしないということは、言いかえれば、翌年に従業員が自分で確定申告をしないと余分に税金を支払わなければいけなくなるということです。

反対に、資料がそろわない会社には次のような特徴があります。

①「年末調整のお知らせ」を配布するタイミングが遅く、提出期限の間近、あるいは提出期限を過ぎてから案内するケースさえある。
②提出期限を守らない人に合わせて、経理・総務担当者に業務を待ってもらっている。


以前、しっかり資料をそろえる会社の従業員に年末調整業務の担当者について質問したところ、「頑固者」という答えが返ってきました。

たとえば、申告書の記入方法にミスがあれば、本人につき返します。
担当者が訂正したほうが楽なのに、効率性を度外視するのです。

一方、資料のそろわない会社は、提出期限を守らない本人を甘やかします。

たとえば、「地震保険料控除証明書」を紛失して年末調整までに間に合わないために、支払った金額から所得控除額を計算したケースがありました。
金額がわかれば計算は可能なので、後から資料をそろえるということで従業員とは話が落ち着きましたが、結局、年末調整業務の担当者にしわ寄せがきました。

このように、年末調整業務を滞りなく行うためには、従業員に対して毅然とした態度が大切なのです。


【年末調整業務で会社の体質改善を図る】
ところで、地震保険料控除証明書を紛失した従業員には後日談があります。

その従業員は決算月の直前、物品の販売に従事するようになりました。
10月決算なので、12月が申告月になります。
ところが、いつになってもその従業員から売掛金の情報が入手できませんでした。

会社のルールでは、毎月の売掛金を経理に報告することになっています。決算で売掛金の計上漏れは許されないために、経理・顧問税理士の業務は滞ってしまいました。

そこで社長が下した決断は、

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