合同会社の議事録の作成方式と作成業務分担

税理士の先生より「合同会社の議事録の作成方式と作成業務分担」について、
税理士を守る会でご質問をいただきましたのでご紹介いたします。

質問

このたび、合同会社の決算を行うことになり、決算承認、役員報酬変更の議事録を作成することとなりました。

合同会社の議事録を作成する場合、株主総会の議事録をそのまま使用してよろしいのでしょうか。合同会社と株式会社では議事録の形式は変わるものなのでしょうか。

また、株主総会の議事録の作成は、これまでサービスで行っておりましたが、これからは顧問先自身で作成してもらおうと思っております。

顧問契約書には議事録の作成については記載しておりませんが、顧問先に議事録はこれから会社の方で作成していただく旨を口頭で、もしくはメール、LINEなどで伝えるだけでよろしいでしょうか。

税務調査の際、議事録の不備で否認されるようなことがあった場合、税理士の責任もありますでしょうか。

回答

⑴　議事録作成方式

合同会社の場合、株式会社のように、決算承認や取締役報酬の決定を社員総会に委ねていません。したがって、必ずしも社員総会を開催する必要はありません。ただ、後日のトラブルを防止するためには、書面化しておいた方がよいでしょう。

その場合、社員総会を開催し、社員総会議事録として残すか、「同意書」や「決定書」、「承諾書」のような書類を作り、決定内容を記載して全社員が署名捺印する、という方式をとるのが実務だと思います。

もし、社員総会議事録にするならば…

さらに詳しくは「税理士を守る会（初月無料）」にて解説しています。