事務所にかかってくる電話の一次対応を、外部の事業者へ委託することを検討しています。
具体的には、事務所の電話に着信があった場合、外部委託先が電話を受け、「担当者は外出している」などの対応をしたうえで、電話があったことや、電話をかけてきた相手方の情報をメールで事務所へ報告するという仕組みを想定しています。
現在、社員全員に携帯電話を支給しているため、顧問先からの連絡については、ほとんどが各担当者の携帯電話に直接かかってきます。そのため、事務所の固定電話に顧問先から電話がかかってくるケースは多くありませんが、まれに事務所の電話へ直接連絡が入ることがあります。
また、税務署などからの連絡については、当然ながら事務所の固定電話にかかってくることがあります。
顧問先から電話があった場合には、電話をかけてきた方が顧問先名や会社名を名乗ることが考えられます。そのため、外部委託先が電話を受けることで、顧問先の名称や、当事務所と顧問先との関係が外部の第三者に伝わることになり、税理士としての守秘義務に抵触する可能性があるのではないかと考えるようになりました。
常識的に考えると、電話の一次受付のみを外部に委託し、単に「誰から電話があったか」を把握する程度であれば、直ちに守秘義務違反になるものではないようにも思いますが、念のため確認させていただきたいです。
なお、顧問先との間で締結している顧問契約書には、再委託および守秘義務に関して、以下のような定めを置いています。
第11条（再委託）
1．乙は、委任業務を遂行するにあたり、自己の責任において、委任業務の全部または一部を第三者に再委託することができる。この場合、乙は、当該第三者を適切に監督し、本契約と同等の義務を負担させるものとする。
2．甲は乙に対し、前項に定める範囲において、守秘義務を解除する。
このような契約条項がある場合、事務所への電話の一次受付を外部委託し、電話をかけてきた顧問先名などの情報を委託先が知ることについて、守秘義務の観点から問題となる可能性はあるでしょうか。
また、外部委託を行う場合に、委託先との契約や情報管理、顧問先への説明などについて、あらかじめ注意しておくべき点があれば、あわせてご教示いただきたいです。
