年末調整で独自質問用紙を使う場合の個人情報の同意について

多くの税理士事務所では、年末調整の手続きにあたり扶養控除申告書などを使用して従業員から個人情報を収集していますが、弊所では業務効率化の観点から、扶養控除申告書等ではなく独自に作成した「年末調整の質問用紙」を用いて顧問先の従業員から必要な情報を取得しています。

そこで現在気になっているのが、顧問先の従業員が、この質問用紙を税理士事務所へ提出すること自体に正式に同意していないのではないかという点です。そのため、質問用紙に「個人情報を税理士事務所へ渡すことに同意する旨の署名」を求めるべきなのかどうかを検討しています。

ただし、個別の署名取得に漏れが発生すると業務に支障が出る可能性もあるため、できればみなし同意方式（※）を採用したいと考えています。

※ 「本質問用紙を提出することで、年末調整業務に個人情報を使用することに同意したものとみなします。」といった文言を記載する形式。

以下は、現在の質問用紙のイメージです。

令和5年 年末調整の質問用紙

年末調整の時期となりました。必要事項を記入のうえ会社へ提出してください。
ご回答が正確であるほど、年末調整による還付金が増える可能性がありますので、ご協力をお願いします。

 
以上の点から、顧問先の従業員全員から個別の同意書を取得する必要があるのか、またみなし同意の文言だけで足りるのかについて判断を伺いたいと考えています。