顧問先であるA社の会計データの保存についてご教示ください。
A社では自計化を行っており、弊所が関与する以前から、A社自身で会計データの入力を行っていました。
弊所がA社の顧問業務に関与するようになってからは、A社と同じ会計ソフトを弊所でも導入し、A社で入力された会計データをUSBメモリにバックアップした上で、弊所のパソコンにデータをリストアして保存するという方法で対応していました。
また、決算が確定した後には、弊所において元帳を紙で作成し、それをA社へ交付していました。
ところが今回、A社から、約10年前の会計データを紛失してしまったため、もし当時のA社の会計データが弊所に保存されているのであれば、データを提供してほしいとの相談を受けました。
A社としては、約10年前の原価・費用の内容を確認する必要があり、そのために当時の会計データを確認したいとのことです。
しかし、当時使用していた会計ソフトについては、現在では後継機種のソフトへ移行しており、現在、弊所で使用しているパソコンやサーバー内には、当時の会計ソフト自体が存在していない状況です。
このような場合、税理士事務所における会計データの保存について、どのように考えればよいでしょうか。
具体的には、税理士事務所には、顧問先の会計データを一定期間保存しておく義務があるのか、また、保存義務がある場合にはどの程度の期間保存する必要があるのかについてご教示ください。
また、弊所がA社の会計データをUSBメモリにバックアップし、弊所のパソコンにリストアしていたという事情がある場合、これらのデータについて、税理士事務所側に保存義務や保存責任が生じることになるのでしょうか。
すでに決算確定後の元帳を紙で作成してA社へ交付している場合には、会計データそのものを弊所で保存していなくても、税理士事務所としての保存義務を果たしていると考えられるのかについても確認したいです。
さらに、今回のようにA社から過去の会計データの提供を求められたものの、現在のパソコンやサーバーには当時の会計ソフトやデータが残っていない場合、税理士事務所としてどのように対応することが適切なのかについてもご教示いただけますでしょうか。
