ホームページ経由で、A株式会社から税務申告書作成業務に関する問い合わせがありました。
当事務所では業務内容や作業量を把握するため、A株式会社から以下の資料の提供を受けました。
・過年度の税務申告書
・決算書
これらの資料は、電子データとしてメールで送付されています。
その後、当事務所において資料を確認したうえで見積書等を提出しましたが、最終的には契約締結には至らず、A株式会社は他の税理士事務所へ依頼したようです。
そのような状況の中で、A株式会社から、
・当事務所へ提供したすべての資料を削除してほしいこと
・資料を削除したことを証明する書面を発行してほしいこと
をメールで求められています。
当事務所としては、
・PCやサーバー内に保存されている電子データを削除すること
・必要に応じてメールデータも削除すること
は可能と考えています。
しかし、契約が成立していない段階で提供を受けた資料について、どのような対応を取るのが適切なのか判断に迷っています。
そこで、以下の点についてご教示ください。
・このような場合、提供を受けた電子データを削除する対応が一般的なのでしょうか。
・削除を実施した場合、削除証明書や廃棄証明書のような書面を発行する必要があるのでしょうか。
・削除証明書を発行する場合、どの程度の内容を記載するのが適切でしょうか。
・メールサーバー上のデータやバックアップデータについても確認・対応する必要があるのでしょうか。
・契約未締結の見込み客から提供を受けた資料の取扱いとして、実務上どのような対応を行うのが望ましいのかご教示いただけますと幸いです。
