顧問先の個人事業主から、自宅マンションの一室と車両について今年から事業利用を開始するとの申し出があり、その内容を書面で確認・記録しておくための確認書を作成しました。
この書式と内容に問題がないかどうかについてご見解をお聞かせください。
顧問先から、自宅マンションの一室を今年から事務所または倉庫として使用しているとの口頭での説明を受け、当該マンションの間取りおよび事業用として使用している部分を書面に記載してもらいました。
また車両についても、今年から使用履歴を記録していくとのことで、車両関係費（ガソリン代・月極駐車場代・減価償却費）について、事業供用割合に応じた部分を必要経費として計上したいとの要望がありました。
口頭による確認のみでは後々の根拠として不十分であるため、確認した内容と注意事項を書面として残しておくことにしました。以下が作成した確認書の案です。
＜確認書案＞
事業供用割合に関する確認書
ご自宅マンションについて
令和◯年◯月に、ご自宅マンションの一室（別紙明細参照）を令和◯年◯月◯日から事務所または倉庫として使用されているとのご説明をいただきました。
私的使用との疑いを避けるため、事務所・倉庫としての用途に必要なもの（パソコン・事務机・来客用セット・事業関連書類等）以外の私物は置かないようご注意ください。
なお、事務所としての実態が認められない場合には、当然ながら必要経費としては認められませんので、その点についても十分にご留意ください。
車両関係費について
令和◯年◯月◯日以降、車両の使用履歴として、毎月乗車した日と、そのうち事業目的で使用した日を記録していただけるとのことでした。
手帳のカレンダー等に使用履歴を継続的に記録していただければ、車両関係費（ガソリン代・月極駐車場代・減価償却費）のうち事業供用分を必要経費として計上することが可能です。
一方で、使用履歴の記録が全くない場合や、記録があっても乗車日の特定が困難な状態である場合には、事業使用の実態を疎明できないことになります。
その場合には車両関係費を必要経費として計上することができませんので、記録の継続につきまして十分ご注意ください。
令和◯年◯月◯日
税理士 ●●●●
上記内容について相違はなく、注意事項についても理解いたしました。
依頼者 ○○○○
以上のような形で確認書を作成・取り交わすことについて、内容・書式ともに問題がないかどうか、また改善すべき点があればあわせてご教示いただけますと幸いです。
