今年に入ってから、従業員の一人が昼休み中に脳出血で倒れるという事案がありました。
当時、私は外出しており不在でしたが、所内にいた従業員が迅速に対応し、救急への連絡等を行ってくれました。また、以前に従業員から提出を受けていた緊急連絡先（配偶者）の情報が非常に役立ったことから、今回のような事態に備えて、緊急連絡先の情報を改めて確認し、アップデートしておきたいと考えています。
ところが、従業員のうち一人が、緊急連絡先は個人情報であることを理由として、提出を拒否しています。
もちろん、緊急連絡先として提出された個人情報については、事務所としてもその取扱いに十分配慮するつもりです。
そのうえで、従業員本人が緊急連絡先の提出を拒否した場合について、以下の点を確認したいです。
① 緊急事態が発生した場合の事務所の対応について
今回のように従業員が突然倒れるなどの事態が発生した場合、事務所としては、まず救急への連絡など、当然必要となる応急の対応を行うことになると思います。
一方で、従業員本人が緊急連絡先の提出を自ら拒否している場合であっても、事務所として、その後に家族等の連絡先を独自に検索して連絡先を探すなどの対応まで行う必要があるのでしょうか。
②事務所側のリスクヘッジについて
従業員本人が緊急連絡先の提出を拒否している以上、事務所としても、万一の場合にどこまで対応すべきなのかについて、あらかじめ整理しておきたいと考えています。
そこで、従業員本人が緊急連絡先の提出を拒否したことを記録するなど、何らかの書面を作成しておくことで、事務所側や私個人の安全配慮義務等に関するリスクを軽減することはできるのでしょうか。
例えば、本人が緊急連絡先の提出を拒否したことや、その結果として事務所が把握できる連絡先に限界があることなどについて、本人から確認書や同意書等を提出してもらう方法が考えられるのかについても知りたいです。
③緊急連絡が必要となる場面について
現時点では、緊急連絡先への連絡が必要となる場面として、主に以下のようなケースを想定しています。
・従業員が急病や事故等により倒れた場合
・災害等により従業員の安否確認が必要となった場合
・その他、勤務中に従業員本人の身に重大な事態が発生した場合
このほかにも、事業所として緊急連絡先への連絡が必要となる可能性のある場面があれば、併せてご教示いただけますでしょうか。
従業員のプライバシーや個人情報には十分配慮したいと考えていますが、事業所として従業員の安全を確保するために必要な対応とのバランスもあると思います。
緊急連絡先の提出を拒否する従業員がいる場合に、事務所としてどのように対応すべきか、また、事前にどのような書面等を整備しておくことが適切なのかについて、ご教示ください。
