以下の文書の作成および保存方法について、ご教示ください。
現在、次の文書を作成するにあたり、紙に印刷せず、電子データで作成して会社に保存する方法を検討しています。
- 株主総会議事録
- 合同会社における総社員の同意書
- 旅費規程
- 社宅規程
これらの文書については、Wordなどのソフトで作成したデータを会社で保存しておけば足り、「書面への印刷や押印は不要である」と理解していますが、この認識で正しいでしょうか。
また、電子データで保存する場合のファイル形式についても確認させてください。作成後も編集できるWord形式のまま保存するのではなく、PDF形式に変換して保存しておいたほうがよいなど、保存方法に関して留意すべき点はありますでしょうか。
特に、税務調査の際に、これらの文書を電子データで保存し、押印をしていないことが問題とならないかを懸念しています。
そのため、税務上の取扱いに加えて、その他の法律との関係でも、以下の点についてご教示ください。
1. 各文書について、電子データで作成・保存するだけでよいのか、押印が必要となる場合があるのか。
2. Word形式とPDF形式のどちらで保存するのが適切かなど、電子データの保存方法について注意すべき点はあるか。
3. 税務調査において、押印のない電子データであることが問題となる可能性はあるか。
4. 税務上の問題以外にも、押印の有無によって文書の法的効力が左右される場合や、その他留意すべき法律上の問題はあるか。
以上について、ご教示いただけますと幸いです。
