前事務所から業務を引き継いだ関与先についてご相談です。当該法人は有限会社で、決算期は9月、設立は平成初期であり、設立当初から前事務所が長年関与していました。前事務所との関係は、先代社長の知人からの紹介によるものでしたが、先代社長の逝去後は対応に対する不満があったと聞いています。なお、前事務所の関与は令和●年9月期をもって終了しています。
その後、当事務所において各種資料の確認を進めているところ、定款および株主総会議事録が保存されていない状態であることが判明しました。
当事務所が関与を開始したのは令和●年3月からであり、それ以前の期間にあたる令和●年11月分の議事録については、当事務所側で作成することができない状況です。
このような場合に、関与先に対してどのように案内・助言すべきか悩んでいます。たとえば、議事録のひな形を提供して作成を依頼する方法や、インターネット上の様式を利用して自行作成してもらう方法などが考えられますが、どのような対応が適切かご教示いただきたいです。
また、当該法人は代表者の母親（取締役兼株主）所有の建物を倉庫として賃借している状況ですが、賃貸借契約書が存在していないことも判明しています。
令和●年9月期の科目内訳書には、令和▲年10月から令和●年9月までの期間について、月額10万円 × 12か月分として合計120万円の計上が確認されています。このようなケースにおいても、前述の議事録と同様に、関与先へひな形の提示や自行作成を促すといった対応を取ることが適切なのか判断に迷っています。
さらに、そもそも議事録が作成・保存されていない場合、役員報酬の全額が税務上否認される可能性があるのかについても確認したいと考えています。
