記帳代行業務を行っているA社から、毎月、請求書や領収書などの会計資料を郵送で送ってもらっています。
ある月について資料が届いていないためA社に確認したところ、A社としては、すでに当方へ郵送済みであるとの回答でした。しかし、こちらとしては当該資料を受け取った認識がなく、資料を郵送したとするA社と、受け取っていないとする当方との間で意見が食い違っている状況です。
双方とも、郵送時の追跡記録や受領を証明できる書類などの証拠を残していないため、どちらに責任があるのかを客観的に確認することができず、水掛け論のような状態になっています。
ただ、このまま双方の主張が平行線のままでは解決が難しいため、金銭による解決を提案することも検討しています。
具体的には、紛失した資料に含まれている毎月の領収書の金額がおおよそ50万円程度であることから、「50万円 × 実効税率」によって算出した金額を補償として支払うという形での解決を考えています。
このように、資料の紛失について
金銭で解決する場合、後日のトラブルを防ぐために、双方で取り交わしておいたほうがよい書類や、合意内容として残しておくべき事項はありますでしょうか。
また、このような解決方法を取った場合に、
税務上・法的に考えられるリスクや注意点についても教えていただきたいです。
さらに、今後同じように「資料を送った」「受け取っていない」といったトラブルが発生しないようにするため、会計資料や領収書などを郵送する際に、どのような管理方法や送付方法を採用するのが望ましいのかについても、あわせてご教示いただけますでしょうか。
