運送事業を開始する会社が変更となった場合の費用負担や、必要となる書面についてご相談があります。
卸売業を営むXXX社の代表者は、友人と共同で運送業を始めることを計画していました。当初は、友人が株式を100％出資しているYYY社で運送業を開始する予定だったため、XXX社の代表者は、事業開始に向けてさまざまな助言を行っていました。
しかし、最終的にYYY社では運送業を行わないこととなり、XXX社において運送業を開始する方針に変更されました。
現在、YYY社では運送業の許可を取得するための手続きを進めている段階ですが、今後はYYY社ではなくXXX社を申請主体として、許可申請を行う予定です。
これに伴い、これまでYYY社が運送業を始めるために支出してきた費用については、XXX社が負担することになりました。
主な費用としては、次のようなものがあります。
① 車両の保管場所として借りている土地の地代
土地の賃貸借契約を締結してから現在までに発生した地代です。
② 運送業の事務所として借りている物件の賃料
事務所の賃貸借契約を締結してから現在までに支払った家賃です。
③ 運送業の許可申請に関する行政書士への報酬
YYY社が運送業の許可を取得するため、行政書士に支払った報酬です。なお、YYY社ではまだ許可が下りておらず、今後は申請者をYYY社からXXX社に変更して手続きを進める予定です。
【質問】
今回のように、当初YYY社が運送業を開始する目的で支出していた費用を、事業開始主体の変更に伴ってXXX社が負担することになった場合、XXX社とYYY社との間で、費用負担や精算に関する合意を書面として残しておく必要があると考えています。
具体的には、どのような書面を作成し、両社間で取り交わしておくのが適切でしょうか。
例えば、XXX社がYYY社から運送事業を引き継ぐことに伴い、YYY社がこれまでに支出した経費について、費用の内容と金額を一覧にまとめたうえで、「XXX社がYYY社の事業を引き継ぐにあたり、以下の費用を精算する」といった趣旨の書面を作成する方法でも問題ないでしょうか。
また、今回のようなケースで、費用の精算や事業の引継ぎに関して、法律上、特に注意しておくべき事項や、事前に確認しておくべき点がありましたら、併せてご教示いただきたいです。
