私が監事を務めている社会福祉法人において、建物の改修工事に伴う設計会社の選定について、理事会が開催されました。
当該工事については、理事長による正式な指名がない段階で、担当理事と設計会社との間で設計図面の作成が進められていました。そのため、当該設計会社に業務を依頼する意向について確認するための理事会決議が行われました。
その後、議事録署名人である私が、担当理事の作成した理事会議事録を確認したところ、私自身の発言内容について、実際に発言した内容とは大きく異なる文言が記載されていることに気付きました。
具体的には、私が発言していないにもかかわらず、発言内容に「理事長が指名した」という趣旨の文言が追加されていました。
また、担当理事にとって好ましくない内容の発言をした別の理事についても、その発言が議事録に一切記載されていませんでした。なお、両理事は普段から親しい関係にあります。
このため、私から議事録の訂正を求め、実際の発言内容に沿うよう修正してもらいました。
なお、当該理事会については、法人の事務局側で録音を行っており、実際の発言内容は録音記録によって容易に確認できる状況です。
以上を踏まえ、以下の点について質問いたします。
① 事実と異なる議事録を作成した理事の責任について
上記のように、実際の発言内容と異なる文言を追加したり、特定の理事の発言を記載しなかったりするなど、意図的に事実と異なる議事録を作成した理事について、何らかの法的責任やその他の責任を問うことはできないのでしょうか。
② 議事録を訂正した経緯についての監事からの報告義務について
今回、監事である私から議事録の訂正を求め、実際の発言内容に沿って修正してもらいました。
このように、議事録に事実と異なる記載があり、訂正を求めて修正に至った経緯について、監事として次回の理事会に報告する必要があるのでしょうか。
