A社には従業員持株会があります。持株会の規約では、会員が退職した場合には、その保有株式を持株会が買い受けることとされています。
しかし、現状は次のような状況です。
・持株会の代表者が亡くなられた先代社長のままとなっている。
・資金管理や口座管理などが行われておらず、実態としては持株会として機能していない。
・現在は、各従業員が個別の株主として株式を保有している状態となっています。
また、これまでに数名の従業員が退職した際には、会社が株式の対価を支払い、株式を引き取っていましたが、当時の手続きは次のとおりでした。
自己株式取得に必要な株主総会決議などの適正な手続きは行われていませんでした。
売買契約書は作成されていませんでした。
株券は現物で会社へ引き渡されていました。
支払った金額は仮払金として計上されているのみです。
株主名簿には「会社預かり ○○株」と記載されています。
このような状況を踏まえ、次の点についてご教示ください。
① 次回の株主総会において、約20年ぶりに配当を実施する予定ですが、株主名簿上「会社預かり」とされている株式については、配当の対象外として取り扱ってよいのでしょうか。
② あわせて、その株主総会において、これまでの経緯を説明したうえで、改めて当該株式を自己株式として取得する決議を行いたいと考えています。このような対応に問題はないでしょうか。
また、このようなケースにおいて、他により適切な処理方法や必要な手続きがありましたら、ご教示いただけますでしょうか。
