顧問先に導入する旅費規程について、以下の点をご教示ください。
旅費規程では、「旅費」を以下の3つに区分しています。
・①宿泊費
・②交通費
・③日当
このような旅費規程を作成する場合に、税務上または実務上、問題となる可能性がある点があれば、ご指摘いただけますでしょうか。
【質問1 ①②③をすべて定額支給とすることについて】
宿泊費、交通費、日当の①②③すべてを定額支給とすることを考えています。
定額支給とした場合、実際にかかった費用について領収書等を提出する必要がなくなるため、税務調査などにおいて実際には出張していない「カラ出張」を疑われる可能性があるのではないかと懸念しています。
そのような懸念への対策として、例えば、
・宿泊費は定額支給
・日当も定額支給
・交通費については実費精算とし、領収書を保管する
というように、交通費だけでも実費精算とするほうが望ましい、という考え方はあるのでしょうか。
【質問2 ②交通費の定義について】
出張にかかる交通費について、例えば東京から大阪の得意先を訪問する場合、以下のように大きく2種類に分けられると考えています。
・【A】東京から大阪までの新幹線代
・【B】新大阪駅から各得意先までのタクシー代や電車代などの現地交通費
この場合、旅費規程において定額支給の対象とする「交通費」を【A】の新幹線代のみと定義し、【B】については旅費規程の対象外として、通常の業務上の交通費と同様に実費精算することは可能でしょうか。
【B】については、訪問先が変わるたびに金額も変動するため、旅費規程で一律の定額を定めることが難しいことから、実費精算としている、という説明を想定しています。
一方で、金額の小さい【B】を実費精算としているのであれば、金額の大きい【A】についても実費精算とすべきではないかと、税務調査等で指摘される可能性はないかと懸念しています。
このように、【A】を旅費規程に基づく定額支給、【B】を通常の業務上の交通費として実費精算とする区分について、問題がないかご教示いただけますでしょうか。
【質問3 ③日当の定義について】
日当については、「出張することによって追加で発生する生活費」という理解でよいでしょうか。
例えば、出張時の食事代については、以下のような取扱いになると考えています。
・得意先との会食の場合：日当ではなく、交際費として計上する
・従業員が一人で食事をする場合：通常の生活費に相当するため、日当として支給する
このような理解で正しいでしょうか。
また、上記の理解が正しい場合、得意先との会食にかかった費用については、日当とは別に交際費として経費計上することができると認識していますが、この点についても問題がないか、併せてご教示いただけますでしょうか。
