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改正電子帳簿保存法に対応した電子取引データの保存方法

電子帳簿保存法では、一定の取引により作成された書類について、電子データ(電子取引データ)での保存を義務付けています。

電子取引データの保存方法は規定されており、適切に保存していなかった場合には罰則の対象となるので注意が必要です。

本記事では、令和6年1月以降の電子取引データの保存方法および対象範囲について解説します。

電子取引のデータ保存制度の概要

電子取引のデータ保存制度は、所得税や法人税の保存義務者が注文書、領収書等を電子取引した場合、その取引情報を電子データ(電子取引データ)で保存しなければならない制度です。

電子取引は、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいい、取引情報は取引に関して受領(交付)する注文書や契約書など、通常記載される事項をいいます。

電子取引に該当するものとしては、インターネット取引や電子メールにより取引情報を授受する取引、インターネット上にサイトを設け、サイトを通じて取引情報を授受する取引などがあります。

令和6年1月以降の電子取引データ保存の対象範囲

電子取引データで保存しなければならない書類は、取引時に紙でやり取りした際に保存することが求められる書類(契約書・領収書など)をいい、電子取引データを受け取った側だけでなく、データを送った側も保存しなければなりません。

令和6年1月から電子帳簿等保存制度の取扱いが変わる部分も存在しますが、電子取引データ保存の対象範囲については従来と同様です。

<電子取引データの保存が求められる主な書類>
・注文書
・契約書
・送り状
・領収書
・見積書
・請求書など

電子取引データの保存範囲は、紙で作成した書類等の保存範囲と同じです。

事業の検討段階で作成された書類や、取引の交渉のために先方から一方的に送られてきた見積書などは保存を必要としません。

また、電子取引データ保存を必要とするのはデータとしてやり取りしたものを対象とし、紙でやり取りした書類等をデータ化することは求められていません。

電子取引データを保存するための要件

電子取引データを保存する場合、「可視性」と「真実性」を確保する必要があります。

<電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要>
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限る)

見読可能装置の備付け等

検索機能の確保

次のいずれかの措置を行う
・タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
・取引情報を授受した後、速やかにタイムスタンプを付す
・データの訂正削除を行った場合、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用して授受および保存を行う
・訂正・削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

可視性の確保の要件

可視性の確保の要件は、モニター・操作説明書等の備え付けおよび、検索要件の充足の2点です。

課税年度前の売上高が5,000万円以下の方または、電子取引データをプリントアウトして、日付および取引先ごとに整理している場合、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索要件を満たさなくても差し支えありません。

真実性の確保の要件

真実性の確保は、保存した電子取引データが削除・改ざんされていないことを証明するための要件です。

不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を制定・遵守する場合、タイムスタンプを付与しなくても真実性の確保の要件を満たすことができます。

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