請求書は受け取ってからどれくらい保管すべき?入金漏れを防ぐ管理方法は?


会社や自営業をしていると、意外にスペースをとる請求書用のファイル。

「申告後、ほとんど使わないし、そろそろ捨ててもいいかな……」と何となく判断するのはNGです。

保管期間は法律で厳密に定められています。

効率的な管理方法と共に解説します。

「受取請求書」の保管期間はどれくらい?

請求書には、大きく2つの種類があります。

1つ目は、外注先等からもらった「受取請求書」です。

そして、もう一つは自社がお客様に発行した「発行請求書」です。

法的には「受取請求書」が重要で、税金関係の法律によって保管期間が次のように定められています。

 〇 個人事業主の保管期間:5年

 〇 法人の保管期間:7年

この保管期間というのは、「請求書を受け取った日」ではなく「申告時」から起算する点に注意が必要です。

例えば、個人事業主が確定申告をしたとしたら、そこから5年間保管する義務があるということです。

法人も同様です。

申告をしてから7年間保管しなくてはなりません。

より厳密に言うと、国税庁の公式サイト上では「その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならない」と記載されています。


「発行請求書」は保管しなくても大丈夫なの?

一方の「お客様に発行した請求書」については、法的な保管期間が定められていません。

だからといって、発行後にある程度の期間、保管していなければ、キャッシュフローや未入金のチェックなどがしにくくなくなります。

受取請求書と同様、長期保管が必須です。それぞれの会社に合った請求書保管のルールを決めましょう。

「月ごとのファイル」で請求書の保管をおすすめする理由

具体的な保管方法としては「取引先ごと」あるいは「月ごと」のファイルに分けて保管するのが良いと解説されることが多いです。

しかし、一般的な取引形態の会社なら「月ごとのファイルで管理」することをおすすめします。

取引先ごとに管理すると、それぞれのお客様の状況がスピーディーに確認できる利点がありますが、「月ごとの会社全体(あるいは部門全体)のキャッシュフロー」が分かりづらいというデメリットがあります。

経営の観点で言えば、会社全体のキャッシュフローを把握する方がはるかに重要なので、「月ごとのファイルで管理」するのが望ましいと考えられます。


2冊ファイル+入金済みスタンプで入金漏れを防止

保管に使うアイテムは、一般的に販売されているファイルで構いませんが、表紙が丈夫な材質のものを購入しましょう。

なぜなら、請求書は長期間、保管するものですし、請求書をチェックするために中身を見る回数も多いからです。

また、保管用ファイルは、次の2冊を用意しておくと便利です。


 〇 入金前の「一時保管用ファイル」

 〇 入金後の「処理済ファイル」


請求書を発行した時点では「一時保管用ファイル」に入れ、 入金されたら「処理済みファイル」に移し換えれば、入金漏れが起きにくくなります。

合わせて、支払った請求書に支払済みスタンプを押したり、支払日をメモで記したりしておけば、支払漏れや二重支払いのミスが起こりにくくなります。

スタンプは数百円〜2千円程度で購入できます。

 

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