請求書の理想的な作成発行方法はコレだ!仕事がデキる人は知っている!


請求書はビジネス文書の中でも、「入金に直結する」重要度が高いもの。

金額と内容さえ分かればよいというものではありません。

作成・送付時は、細かい配慮や相手への心遣いが求められます。

請求書発送前に確認したい3つのポイントとは?

はじめに、請求書を作成する前に確認したい3つのポイントからお話しします。

1つ目のポイントは、請求金額が「消費税別なのか、消費税込なのか」の確認です。

例えば、100,000円の発注があった時、 税別であれば108,000円(消費税8%時)の請求額になります。

これが税込み100,000円であれば、サービスや商品の価格自体は92,592円ということになります。

2つ目のポイントは、「今のタイミングで請求書を発行していいのか」の確認です。

納品したからといって、自動的に請求書を発行していいということではありません。

リアルなビジネスにおいては、何らかの事情によって、時期をズラして請求書を発行して欲しいという要請もよくあります。

3つ目のポイントは、「入金予定日」です。

一般的には、月末締め・翌月末払いの設定が多いですが、会社によっては入金が翌々月の5日や10日ということもあります。

この辺の確認が甘いと、入金予定日を過ぎても未払……ということになってしまいます。


請求書に必須の5つの項目とは?

次に、請求書の具体的な中身についてです。

「請求金額や入金日などの情報が分かればいいのだろう」と何となく考えている方も多いと思いますが、国税庁が定めたなルールがあります。

国税庁の公式サイトで、下の5つの項目は記載すべきとの解説がされています。

 1.書類作成者の氏名又は名称
 2.取引年月日
 3.取引内容
 4.取引金額(税込み) 
 5.書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
 
 引用:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

いずれの項目も請求書の基本情報ですが、とくに「4.取引額は必ず税込で」と表記されている点に注意が必要です。


請求書に社判は押すべき?押さなくてもいいの?

さきほどの国税庁が提示する「請求書等の記載事項」をさらに細かく見ていきます。

1.書類作成者の氏名、名称」については、企業名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどの情報もあった方が親切でしょう。

請求書に不備があった際、相手方がすぐにメールや電話で確認できます。

また、国税庁の記載事項では、企業名のところに社判(角判)を押さなければならないといった指定はありませんが、これは押しておいた方が無難です。

社判が押してあることで、会社の公式文書の意味合いが出てきます。

こちらも国税庁の記載事項には含まれていませんが、振り込みでの入金を希望する場合は、振込先口座の記載も必須になります。

注意したいのは、支店番号とフリガナです。

銀行の支店名だけでなく、支店番号も念のため記載しておきましょう。

また、社名・屋号・名前が誤読されないよう、必ずフリガナ表記を伝えましょう。


封筒に請求書だけ入れて発送してもいいの?

最後に、請求書の発送についてです。

まず、メール便は公的文書の送付には使えないため、必ず一般郵便で送って下さい。

 

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