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電子帳簿等保存制度の基礎知識。対象書類および保存方法を解説

帳簿関係や領収書などは基本的に紙で保存することが多かったですが、一部の帳簿書類は令和6年(2024年)1月から電子データによる保存が義務となります。

電子保存を適切に行わなかった場合、罰則の対象になるケースもありますので、今回は電子帳簿等保存制度の概要および、対象となる帳簿書類の保存方法について解説します。

電子帳簿等保存制度とは

電子帳簿等保存制度は、税法上において保存等を必要とする帳簿や請求書・領収書などを、紙ではなく電子データで保存するための制度です。

電子データをやり取りした際の書類や保存方法等については、電子帳簿保存法(正式名称「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」)で定められています。

電子帳簿等保存制度の対象となるのは国税関係帳簿書類の保存義務者であり、保存義務者となった場合には、電子帳簿保存法で定められた方法に基づき帳簿書類を保存しなければなりません。

保存義務は法人だけでなく個人も対象となりますが、電子データを一切扱わない事業者等については電子帳簿等保存制度の対象から外れます。

電子保存のしかたと対象になる帳簿書類の種類

電子帳簿保存法では電子保存の種類として、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存が規定されています。

電子保存を要する帳簿書類

電子帳簿等保存法に基づき電子データを保存することになる帳簿書類は、次の3つに区分されています。

<帳簿書類の分類>
(帳簿書類)
国税関係帳簿
(主な種類)
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など

(帳簿書類)
決算関係書類
(主な種類)
貸借対照表、損益決算書、棚卸表など

(帳簿書類)
取引関係書類
(主な種類)
契約書、領収書、請求書など

帳簿書類の種類によって保存方法は異なり、たとえば会計ソフトで作成した帳簿データはそのまま保存することができますし、紙で作成した請求書についてはスマホで読み取り、電子データとして保存することが可能です。

一方、手書きで作成した仕訳帳や請求書などは電子帳簿保存法の対象外となっているため、紙で作成した一部の帳簿書類は電子データにせず、そのまま保存することになります。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存は、パソコン等で作成した帳簿や国税関係書類を電子データのまま保存する方法です。

対象となる帳簿書類は会計ソフトで作成した仕訳帳や請求書の控えなどがあり、該当する帳簿書類の電子データをプリントアウトして紙で保存する必要はありません。

帳簿書類が「優良な電子帳簿」の要件を満たしている場合、「優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置」を適用することが可能です。

過少申告加算税の軽減措置は、税務調査等で電子帳簿に関連する過少申告が判明した際の過少申告加算税の税率を5%軽減する措置です。

軽減措置の制度を受けるためには、事前に届出書を提出することが求められますが、制度を活用することで申告誤りによる税負担の増加を抑制できます。

スキャナ保存

スキャナ保存は、対象書類の代わりにスマホやスキャナで読み取った電子データを保存する方法です。

紙で作成した書類は原則紙で保存しなければなりませんでしたが、現在は取引先から受領した紙の領収書・請求書等は電子化することが認められています。

スキャナ保存の対象となる書類は決算関係書類を除く国税関係書類で、スキャナ保存する際は真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。

電子取引データ保存

電子取引データ保存は、電子データでやり取りしたものを電子データのまま保存する方法です。

所得税や法人税の帳簿書類の保存義務者は、契約書や領収書などの電子データをやり取りした場合、電子データとして保存しなければなりません。

令和5年12月31日までに行った電子取引については、プリントアウトして保存することも認められていましたが、令和6年からは電子データを要件に従って保存できるように準備する必要があります。

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