電子帳簿保存法に基づいた電子取引データの保存方法を解説

電子帳簿保存法は、経済社会のデジタル化や経理の電子化による生産性の向上などを目的に、近年様々な改正が行われています。

電子取引データは以前よりも保存しやすくなりましたが、電子データとして受け取った領収書などを保存するためには、定められた要件を満たさなければなりません。

本記事では、電子帳簿保存法に基づいた電子データの保存方法と、保存する際の注意点について解説します。

【この記事の監修者】
讃良周泰税理士事務所　税理士　讃良　周泰

電子帳簿等保存制度における電子取引データの保存義務

電子帳簿等保存制度は、会計ソフトを使って作成した帳簿をデータとして保存する方法や、紙で受け取った請求書をスマホやスキャナで読み取り、保存する⽅法などを定めた法律に基づく制度です。

所得税および法人税の保存義務者は、注文書や領収書などの取引情報に通常記載される事項を電子取引した場合、その取引情報を電磁的記録（電子データ）として保存しなければなりません。

電子帳簿等保存制度の対象となる「電子取引」は、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいい、「取引情報」は取引に関して受領・交付する注文書など（準ずる書類も含む）に通常記載される事項をいいます。

取引相手から受け取った領収書や、相手方に対して交付した書類の写しには保存義務がありますが、電子取引で授受した取引情報についても、一定の方法で保存することが求められます。

電子データの保存要件

電子データを保存する場合、真実性や可視性を確保するため、次の要件をクリアしなければなりません。

改ざん防止のための措置

改ざん防止措置は、真実性を確保するためのもので、次のいずれかの方法を用いて電子データが改ざんされていないことを証明する必要があります。

見読可能装置の備付け

見読可能装置は、ディスプレイやプリンターなどをいいます。

可視性を確保するために、税務調査で調査担当者から電子データの提示を求められた際にデータを速やかに出力できるよう、見読可能装置を備え付ける必要があります。

検索機能の確保

検索機能の確保は、電子データを「日付・金額・取引先」で検索できるように準備することをいいます。

専⽤システムを導入して検索できるようにする方法だけでなく、表計算ソフト等で索引簿を作成する方法や、フォルダの検索機能を活⽤して検索機能を確保する方法も認められています。

フォルダの検索機能を活用する際は、電子データを「日付・金額・取引先」で検索できるようにしなければなりません。

特定のフォルダに電子データを集約し、データのファイル名に規則性を持たせれば検索可能となりますので、ファイル名に「日付・金額・取引先」などの事項を記入してください。

検索機能要件の例外規定

次に該当する事業者は、税務署から電子取引データのダウンロードが求められた際に応じることができるようにしていれば、検索機能の確保の要件は不要となります。