年次有給休暇管理簿に記載すべき事項とは?



年5日の有給取得義務化に関連して、有給の管理簿も作成しなければならないと聞きました。
当社では、有給の取得や残日数がわかる簡単な管理表は作成していましたが、それだとこの義務を果たしたことにはならないのでしょうか?


【この記事の著者】 定政社会保険労務士事務所 特定社会保険労務士 定政 晃弘

「有給の管理簿」とは「年次有給休暇管理簿」といい、法改正に伴い、労働基準法施行規則第24条の7に次のように規定されました。

「使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第一基準日及び第二基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第55条の2において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。」

これを分解していくと、年次有給休暇管理簿には何を書かなければならないのかを理解することができます。

では、実際に分けてみましょう。
すると、次の4つに分けることができます。

1.「時季」
2.「日数」
3.「基準日」(①第一基準日、②第二基準日)
4.「労働者ごと」

まず「時季」ですが、「いつ年次有給休暇を取得したのか、その具体的日付」を記載します。厚生労働省の例では、曜日まで記載したものとそうでないものがありますが、必ず必要という訳ではありません。

「日数」は有給休暇を取得した日数を記載することになりますが、少々わかりづらい点もありますので先に「基準日」の説明をします。

「基準日」とは、年次有給休暇を付与した日をいいます。
4月1日入社の社員なら、10日間の年次有給休暇が付与される入社6か月後の10月1日が基準日となります。

また、入社日に応じて個別に年次有給休暇を付与してはいるものの、管理が煩雑なので翌年は全社員一律で4月1日に付与する企業もあります。
本来、煩雑さを軽減しようとしたこの方法も、改正法ではかえって煩雑になってしまいます。このような場合だと、基準日が2つ(10月1日と翌年の4月1日)必要になるからです。

そして「日数」ですが、年次有給休暇を取得した時期を記載すれば、取得日数の合計もおのずとわかります。
ただし、

 

 

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